El Facility Management como respuesta a la eficiencia operativa

El Facility Management (FM) es una «filosofía de gestión holística», que integra espacios, personas y procesos, apoyada cada vez más en la tecnología y que debe estar presente de forma transversal en todas las etapas de la gestión del ciclo de vida activo, desde el diseño del proyecto, pasando por el funcionamiento durante su vida útil, hasta su desmantelamiento final, es decir, cradle to cradle.

 

El mercado de FM en Portugal está evolucionando desde un paradigma de prestación de servicios a destajo y contratos indexados por recursos («horas-hombre» o cantidades de consumibles) hacia una perspectiva de cocreación de valor, en la que el proveedor de servicios y el cliente, en colaboración, tratan de desarrollar formas de mejorar las condiciones de sus espacios y entornos empresariales, gestionando mejor y con menos recursos.

 

Estos cambios no se producen por arte de magia y llevan su tiempo, ya que algunos stackholders del mercado prefieren mantener el status quo y los operadores son más rápidos en cambiar que otros. Sin embargo, la reducción de los márgenes de los proveedores y la insatisfacción de ambas partes, proveedores y clientes, indican claramente que el mercado tiene que dar el salto a un nuevo nivel de percepción de la calidad del servicio.

 

Y ese salto es a un nivel que podemos llamar FM 4.0, esencialmente catalizado por la tecnología, pero centrado en la doctrina, tan sencilla y tan antigua, de que en el centro de todo, lo que importa, son las personas.

 

Los edificios no viven por sí mismos y el FM facilita la relación entre ellos y sus ocupantes para crear espacios más adecuados y, en definitiva, promotores de la productividad y el negocio.

 

El propósito de la función del FM es servir a las organizaciones y a los procesos empresariales. Para hacerlo de la manera más eficiente y eficaz, es esencial que los servicios puestos a disposición de los ocupantes estén organizados por procesos. Antes de obtener indicadores (KPI’s) se hace necesario definir procesos que puedan ser monitoreados a través de criterios y procedimientos, con el fin de ser confrontados con los niveles de servicio acordados (SLA’s).

 

Dado que no todo lo que es mensurable merece ser medido en un análisis coste-beneficio, corresponde a los gestores de instalaciones determinar qué indicadores son clave. Entre otras características, deben ser fácilmente medibles, actualizados y alineados con la estrategia y los objetivos de la organización.

 

La identificación y el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI’s) adecuados tendrán sin duda una influencia positiva en la identificación de ineficiencias y oportunidades de mejora, tanto en los servicios prestados por la propia organización como en los subcontratados a proveedores externos. También permite realizar una evaluación comparativa, es decir, comparar diferentes instalaciones y proveedores de servicios, o diferentes organizaciones, y así normalizar las respectivas diferencias e identificar los peores y mejores resultados.

 

De hecho, el reconocimiento de que el FM tiene una gran repercusión en los costes, el ahorro y los beneficios ha hecho que se preste mucha más atención a su alcance, tanto en las organizaciones de ocupación de edificios como en el mercado en general:

 

  • Porque el FM se ocupa de la gestión integrada de activos y de los facilities services, facilitar las actividades core, en la búsqueda de satisfacer los requisitos funcionales, de confort y de seguridad
  • Porque el FM garantiza el apoyo al negocio en consonancia con la estrategia de la organización, influyendo en el rendimiento, la satisfacción y la productividad, lo que se traduce en servicios más eficientes y una mayor calidad
  • Porque el FM responde a las exigencias del negocio, aplicando una filosofía de racionalización de los espacios, optimizando la disponibilidad de las instalaciones y reduciendo los costes de explotación
  • Porque el FM combina el proceso de contratación con el proceso de evaluación del rendimiento de los proveedores; y garantizando el cumplimiento de los puntos de referencia de los niveles de calidad y servicio – Benchmarking.

 

Por lo tanto, es esencial empezar a considerar el FM como una fuente de información y conocimiento que puede generar beneficios para la organización, concretamente en el aumento de la disponibilidad de las instalaciones y la productividad, así como en la reducción de las ineficiencias.

 

Source: Pedro Ló, W. Space Facility Management – Valuekeep Business Partner


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