¿Cuál es la importancia de informatizar los procesos de mantenimiento?

En la búsqueda por una mayor fiabilidad y disponibilidad de los equipamientos, la filosofía del mantenimiento correctivo ya no es suficiente. El mantenimiento ha evolucionado desde el concepto de reparación, en el que solo se intervenía para corregir la avería, hasta otro concepto más reciente, en el que las intervenciones se planifican ahora con el objetivo de evitar la avería, en lugar de repararla – el mantenimiento preventivo y predictivo.

 

El mantenimiento es un componente estratégico del programa de valoración de activos, en cualquier segmento de actividad, para garantizar sus condiciones de funcionamiento. Para ello, es fundamental garantizar la disponibilidad de equipamientos e instalaciones con fiabilidad, seguridad y calidad, a costes racionalizados. Independientemente del modelo de gestión de servicios adoptado, lo cierto es que los resultados están directamente influenciados por la estrategia trazada, ya que la función de mantenimiento se refleja en las áreas de negocio de las organizaciones.

 

Así, señalamos las principales ventajas de la estructuración de la función de mantenimiento:

 

  • Coordinación lógica y coherente de todos los artículos/equipamientos de la organización;
  • Búsqueda rápida de artículos que contribuyan a una determinada función;
  • Registro y análisis de tiempos, costes y esfuerzo de mantenimiento, a varios niveles – equipamiento, sistema, gran grupo sistemático, totalidad de la instalación;
  • Obtención de indicadores de mantenimiento y rendimiento, a diferentes niveles.

 

Si antes lo importante era el suministro de material y mano de obra para garantizar la corrección de averías, ahora la prioridad es la disponibilidad de información en tiempo real. Esta necesidad requiere un perfil más intelectual y menos operativo del técnico de Facility Management, con una intervención a nivel estratégico y de gestión.

 

Por eso surge la inevitable tendencia a informatizar los procesos que, además de proporcionar una agilización natural de las rutinas, tanto para los operarios como para los gestores de mantenimiento, automatizando las programaciones y facilitando la accesibilidad a los datos en general, un software GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) tiene un papel muy importante para la gestión moderna, que es el de colaborar para una mayor previsibilidad de las actividades. Esta contribución a cuestiones como la gestión racional de materiales, recursos, servicios y costes, proporciona una mayor fiabilidad y disponibilidad de los equipamientos.

 

Algunas de las funcionalidades más comunes del software GMAO

 

  • Evaluación del rendimiento de los Proveedores de Servicios y de los respectivos contratos;
  • Registro y gestión de elementos y recursos de mantenimiento;
  • Creación de planes de mantenimiento preventivo;
  • Programación de intervenciones (sistemáticas, condicionadas y correctivas);
  • Registro y control de las solicitudes de mantenimiento (desde su aprobación hasta su realización);
  • Generación de informes, gráficos e indicadores (económicos, temporales y otros).

 

Actualmente, es indiscutible que, para que el mantenimiento contribuya efectivamente al éxito de las organizaciones, y para que la propia organización busque este logro, su gestión debe ser vista como un componente estratégico del sistema empresarial, dejando de ser vista como un área generadora de costes y evolucionando hacia un área de apoyo que añade valor al negocio. Además, para las organizaciones que quieren gestionar su negocio con una visión holística y estratégica, también se destaca la necesidad de implantar un sistema de gestión de instalaciones, apoyado en metodologías y plataformas de FM.

 

El FM en la gestión de edificios e infraestructuras es, por tanto, holístico y abarca todas las áreas de mantenimiento, servicios públicos e instalaciones (seguridad, control de plagas, jardinería, etc).

 

Algunas de las funciones que realiza el equipo de Facility Management

 

  1. Cuanto mayor sea el activo gestionado, más analítica debe ser la función de mantenimiento. Es necesario documentar las inspecciones técnicas para poder hacer un seguimiento de cualquier incidencia o problema en las instalaciones. Los documentos, las fotografías y los registros técnicos deben mantenerse al día en las categorías de mantenimiento;
  2. La gestión de la cartera de seguros y del seguro de responsabilidad civil, en particular, es una parte importante de la gestión del riesgo y responsabilidad de un activo. Todos deben tener procesos definidos relativos a la identificación y la trazabilidad de los problemas de responsabilidad pública o accidentes. El uso de cámaras de vigilancia en las zonas comunes también contribuye a la evaluación de siniestros y otras reclamaciones;
  3. Los sistemas de seguridad contra incendios del edificio requieren intervenciones de mantenimiento especializado, integradas en los elementos constructivos de las unidades y respetando las normativas de construcción. Disponen de sistemas específicos, como hidrantes, rociadores, detectores de humo, puertas cortafuegos, sistemas de alarma, señales de salida y planes de evacuación. Empresas especializadas controlan y mantienen estos equipamientos en buen estado de funcionamiento;

 

Source: Pedro Ló, W. Space Facility Management – Valuekeep Business Partner

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