Cómo ahorrar tiempo en los informes de mantenimiento

Con tanta tecnología disponible hoy en día, es una pérdida de tiempo dejar a los profesionales empantanados en tareas administrativas de recopilación de datos. Aprenda a obtener rápidamente los informes de mantenimiento.

 

En primer lugar, para que la gestión de mantenimiento sea eficaz, es necesario conocer la situación de cada instalación, pero también tener fácil acceso a la información sobre los equipos.

 

En este artículo, hablaremos del impacto positivo de los informes de mantenimiento en todas las instalaciones. Además, mostraremos algunas formas de mejorar el proceso de elaboración de informes para que las empresas puedan ahorrar tiempo y recursos.

 

Independientemente del sector o la actividad, el tiempo es un recurso valioso y a veces parece insuficiente para realizar las tareas. Por lo tanto, ahorrar tiempo en las tareas que lo permiten es una de las áreas en las que todas las empresas deberían centrarse.

 

En este sentido, las empresas probablemente dedican  más tiempo del necesario a los informes. Primero, el uso de herramientas como el papel y las hojas de cálculo de Excel para gestionar el mantenimiento puede ser ineficiente y una gran pérdida de tiempo. Estos métodos de mantenimiento obsoletos pueden añadir horas de trabajo a los gestores y, por otro lado, pueden provocar la pérdida de información.

 

Para mejorar y automatizar este proceso, es imprescindible contar con un software de gestión de mantenimiento (GMAO). Esta herramienta digital permite no sólo devolver el tiempo perdido con la elaboración de informes, sino también mejorar la calidad de los datos. La posibilidad de automatizar los informes de mantenimiento y filtrar datos específicos ayuda a las empresas a tomar decisiones más rápidas y consolidadas. El objetivo es que toda la organización se beneficie de este proceso de toma de decisiones más eficiente.

 

Al evitar esta pérdida de tiempo en procesos que pueden automatizarse fácilmente, las empresas pueden obtener mejores resultados, hacer más seguro el lugar de trabajo y lograr una estrategia de mantenimiento preventivo más sostenible.


¿Qué importancia tienen los informes digitales de mantenimiento?


Los técnicos de mantenimiento desempeñan un papel fundamental en el registro de la información. Los datos registrados por cada técnico sobre cada operación son la base de los informes. Sin embargo, cuando la introducción de estos datos requiere mucho tiempo, el registro se realiza en detrimento de otras prioridades, como la reparación de otro activo. Esto puede dar lugar a una falta de información o a datos inexactos para los informes.

 

Con el acceso a una plataforma de gestión de mantenimiento, los técnicos pueden agilizar el proceso de registro de la información, cambiando el papel y las hojas de cálculo de Excel por un sistema digital, al que también se puede acceder a través del teléfono móvil. De este modo, el registro puede realizarse en el lugar de la intervención, eliminando la necesidad de rellenar informes en papel o en Excel al final de la jornada.

 

Por otro lado, los gestores de mantenimiento se encargan de crear informes de mantenimiento. Cuando este proceso se realiza en papel o en hojas de Excel, además de consumir un tiempo innecesario, aumenta la probabilidad de que se produzcan errores o fallos en los informes.

 

En ese sentido, el software de mantenimiento permite mejorar este proceso, una vez que es posible crear informes digitales basados en los datos que los técnicos  registran en el sistema. Además, puede automatizar este proceso para enviar regularmente informes al responsable de mantenimiento.

 

En cambio, el gestor de operaciones necesita acceder a los informes de mantenimiento para tomar decisiones importantes sobre los programas de producción, por ejemplo. Estos informes influyen tanto en la utilización de la mano de obra como en el cumplimiento de los protocolos de seguridad.

 

Por lo tanto, los gestores de operaciones deben analizar la información contenida en los informes de mantenimiento de manera oportuna. Si este proceso se prolonga demasiado, es posible que haya que aplazar algunas decisiones y, en consecuencia, que no se cumplan los plazos.


¿Cómo garantizar una mayor eficacia en la elaboración de informes de mantenimiento?


El primer paso es, sin duda, implantar un software GMAO que permita consultar y registrar la información en tiempo real y desde cualquier lugar. Solo el software GMAO en la nube le ofrece la flexibilidad de consultar los datos donde quiera y, al mismo tiempo, permite a los técnicos registrar la información de cada intervención sobre el terreno.

 

Otro factor importante es la facilidad de acceso a los informes de mantenimiento. Como hemos visto, esta información es esencial para el responsable de mantenimiento y para el responsable de operaciones o de producción, porque sólo así serán eficientes en su función, sin perder tiempo recopilando datos. Un software GMAO que genere automáticamente los informes y permita programar su envío a los distintos perfiles que aprovecharán esa información es una garantía de mayor eficiencia en la prestación de servicios.

 

Hoy en día, con tanta tecnología disponible, es una pérdida de tiempo dejar a estos profesionales empantanados en tareas administrativas de recogida de datos.

 

Conozca el software GMAO Valuekeep y acceda a los informes automáticos de mantenimiento, sin perder tiempo. Disfrute de las ventajas que la tecnología pone a su disposición.

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