En este artículo, volvemos a la cuestión de los KPI. Sin una medición y un análisis no podemos comprender el impacto de tener un equipo especializado de Gestión de Instalaciones (GI) o la ventaja de subcontratarlo o tenerlo “in-house”. Sin medir y permitir el “benchmarking”, no podemos analizar nuestros límites y los beneficios que podemos lograr.

 

La gestión de instalaciones de un activo o infraestructura necesita analizar grandes cantidades de datos bajo control, a saber:

 

Acceso rápido a la información y a los datos recogidos

 

• ¿No se cumplen los plazos porque no es posible identificar la información correcta a tiempo?
• ¿Es frecuente tomar decisiones sin información de soporte?

 

Gestionar y registrar los cambios

 

Cuando se realizan actualizaciones en las instalaciones, es fundamental asegurarse de que se registra y almacena la documentación correcta y de que se puede hacer un seguimiento de esos cambios en un sistema central. También es conveniente poder acceder a esos cambios o actualizaciones en un dispositivo móvil.

 

Coordinación de proveedores

 

Los procesos de asignación de órdenes de trabajo a los proveedores, como por mensajes o por correo electrónico, presentan numerosos inconvenientes, como:

 

• Un historial muy difícil de recopilar y que requiere mucho tiempo
• Retrasos de los proveedores no contabilizados
• Deficiencias de comunicación
• Falta de control de costes, tiempos y volúmenes en un sistema centralizado
• Falta de datos técnicos de los espacios/equipamientos y de la localización y disponibilidad para la intervención de los proveedores
• Falta de trazabilidad para las auditorías
• Falta de procedimiento de revisión y aprobación

 

Cumplimiento de las directrices de conformidad

 

Las organizaciones deben cumplir los procedimientos internos para gestionar la documentación, y es necesario un proceso para garantizar que los datos se almacenan correctamente. Estar al día de los cambios legislativos también es importante para mantener el cumplimiento de los sistemas de gestión y los parámetros de calidad. El mantenimiento inadecuado de los registros es una preocupación constante para todos los profesionales de GI.

 

La innovación y la buena gestión de las instalaciones son cruciales para marcar la diferencia desde la perspectiva de la organización ocupante, y para la rentabilidad y valoración del activo inmobiliario desde el punto de vista del propietario.

 

Crear valor para el futuro

 

Se puede concluir que la GI tiene su acción centrada en la gestión de los edificios y su realización y explotación para asegurar las actividades empresariales de las Organizaciones en condiciones funcionales y económicamente racionalizadas, surgiendo así como una disciplina muy importante dentro de la gestión empresarial y un área estratégica dentro de las Organizaciones. No era muy común oír hablar de rentabilidad y competitividad al considerar la gestión de instalaciones, espacios y entornos de trabajo, pero de eso se trata la GI actual.

 

Por otra parte, la mejora de la eficacia de los procesos de apoyo al negocio pasa necesariamente por aumentar la visibilidad de los costes incurridos y los resultados obtenidos, con el fin de mejorar los índices de satisfacción de las partes interesadas. La innovación de los procesos y metodologías de gestión, como la implementación de una plataforma aplicativa de gestión de instalaciones y “service desk”, será una mejora operativa estructurante, a medio y largo plazo, orientada a la eficiencia de los procesos y la mejora de los servicios.

 

En la última década, tres tendencias han marcado el papel de las TI en las organizaciones. En primer lugar, ha habido un movimiento desde el «back office» al «front office». Es decir, desde las aplicaciones empresariales hasta las iniciativas orientadas al cliente.

 

En segundo lugar, se pasó del «software como soporte» al «software como recurso estratégico». Esto significa relacionar directamente los ingresos con los costes del software, racionalizar los gastos y dejar de pensar en el software como un coste, sino como una potencial fuente de ingresos, con un gran impacto en los resultados empresariales. En tercer lugar, un movimiento de la «tecnología» a la «gestión», con un enfoque en el rendimiento, la calidad, la seguridad de la información, la adopción de mejores metodologías, la extensión a otras áreas como el mantenimiento, el marketing digital, la automatización, la Industria 4.0 y el tiempo de comercialización.

 

El software se usa actualmente como arma de ofensiva estratégica porque permite identificar y ofrecer nuevas fuentes de ingresos, transformar la experiencia del cliente, reducir drásticamente los costes y los tiempos de respuesta, aumentar la eficiencia y la capacidad de generar negocio.

 

Rehabilitación energética y sostenibilidad

 

El propietario o gestor del edificio, infraestructura o instalación industrial debe asumir como principal objetivo la optimización del rendimiento energético de las instalaciones, apoyando el aumento de la eficiencia energética de las soluciones y equipos, especialmente de climatización e iluminación.

 

En lugar del coste inicial, debe darse prioridad al análisis del coste del ciclo de vida. Les recuerdo que este análisis no es más que una herramienta que determina la solución menos costosa entre varias alternativas, cuando se consideran todas las fases del ciclo de vida, desde la adquisición, la instalación, el funcionamiento, el mantenimiento y, finalmente, el reciclaje o la eliminación de un equipamiento o proceso. Este análisis puede contribuir a refutar las opciones apoyadas únicamente en el menor coste inicial de la intervención y contribuir a la mejora de la eficiencia.

 

Tengo consciencia de las dificultades que entraña la realización de este tipo de análisis, pero el enfoque debería centrarse más en la evaluación de su rendimiento actual, destacando el ahorro obtenido y mejorando la imagen pública en los ámbitos energético y medioambiental cuando se produzcan ganancias de eficiencia.

 

El mantenimiento y la explotación son, obviamente, muy importantes para optimizar el rendimiento energético real de una instalación, y hay que tener en cuenta que la contratación de proveedores de servicios podría incluir cláusulas que recompensen las ganancias de eficiencia, en una lógica de situación beneficiosa para todas las partes.

 

Hoy sabemos que no hay edificios inteligentes. Existe una gestión inteligente de los edificios y para conseguir una gestión inteligente se requiere un conjunto de tecnologías y herramientas que permitan monitorizar el edificio de forma continua y en tiempo real y aquí la «sensorización» y la Internet de las Cosas (IOT) tiene un papel esencial.

 

La tecnología permite controlar y monitorizar el consumo de energía de todos los sistemas instalados en el edificio, en tiempo real, ayudando a conocer sus perfiles de consumo energético, reduciendo significativamente sus costes de funcionamiento. Permite recibir información de los equipamientos, desde sensores hasta actuadores, analizadores de red, todo tipo de sensores (de movimiento, temperatura, humedad, entre otros) e interactuar con todos los dispositivos controlados.

 

Por último, dejo un mensaje sobre la importancia del cambio de comportamiento en la reducción del consumo y en el uso de energías limpias y renovables, con el objetivo de la sostenibilidad económica y medioambiental.

 

Pedro Ló, W. Space Facility Management – Valuekeep Business Partner