¿Qué es una orden de trabajo?

Si pertenece al departamento de Mantenimiento, Operaciones o Calidad, probablemente estas son de las palabras que más escuche a lo largo del día: orden de trabajo. Consideradas el motor de las operaciones de mantenimiento, las órdenes de trabajo son esenciales para la gestión de mantenimiento de cualquier empresa. En este artículo, le explicamos qué es una orden de trabajo y cómo puede ser más eficiente su gestión.

 

¿Qué es una orden de trabajo?

 

Una orden de trabajo (OT) es un documento digital o en papel que describe una tarea de mantenimiento y proporciona toda la información necesaria para realizarla, como por ejemplo la localización y las herramientas necesarias.

 

Muchas veces, las órdenes de trabajo están relacionadas con las solicitudes de mantenimiento. Una vez que la solicitud ha sido revisada y aprobada por el responsable de mantenimiento, se emite una orden de trabajo para realizar la tarea de mantenimiento.

 

Aunque una orden de trabajo y una solicitud de mantenimiento se parezcan, estos documentos tienen algunas diferencias fundamentales. Una solicitud de mantenimiento puede ser presentada por cualquier persona de la empresa y consiste, por ejemplo, en una solicitud de trabajo en un activo que tiene una avería. Posteriormente, esta solicitud es validada por el responsable de mantenimiento, que añade información y asigna la tarea a un técnico. Así, una solicitud de mantenimiento se convierte en una orden de trabajo.

 

Además de los detalles presentes en la solicitud de mantenimiento, si es el caso, una orden de trabajo debe contener la siguiente información:

 

 

  • Descripción de la tarea
  • Nombre del departamento o persona solicitante
  • Fecha prevista de conclusión
  • Nombre del técnico o equipo que debe realizar la tarea (interno o externo)
  • Localización de la actividad
  • Requisitos y herramientas para completar la tarea

 

 

¿Cuáles son los diferentes tipos de órdenes de trabajo?

Hay varios tipos de órdenes de trabajo, desde inspecciones hasta reparaciones. A continuación, le hablamos de las más utilizadas:

 

  • Orden de trabajo de mantenimiento preventivo – Las órdenes de trabajo preventivo (o mantenimiento preventivo) son trabajos programados para evitar averías o paradas inesperadas en los activos. Estas órdenes de trabajo incluyen instrucciones, checklists de verificación y notas para cada tarea. Suelen programarse en el calendario para garantizar que las tareas se realizan dentro de los prazos establecidos.
  • Inspecciones – Una inspección es una orden de trabajo en la que el técnico de mantenimiento audita o inspecciona el estado de un equipo. Suele basarse en un periodo de tiempo predeterminado, similar a las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo. Durante una inspección, un técnico de mantenimiento puede identificar un problema y crear una nueva orden de trabajo para corregirlo.
  • Orden de trabajo de emergencia: Se crea cuando hay una avería en un activo crítico que debe repararse inmediatamente. El técnico de mantenimiento puede añadir detalles a la orden de trabajo, como la razón por la que el activo se ha roto inesperadamente, el trabajo que se ha realizado e información sobre cómo evitar que esta avería se repita.
  • Órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo – Una orden de trabajo correctivo se genera cuando un técnico detecta un problema en el activo mientras realiza tareas de mantenimiento preventivo, inspecciones o emergencias. El mantenimiento correctivo consiste en reparar o sustituir un equipo o sus partes para devolverle su función original. A diferencia de la OT de emergencia, el mantenimiento correctivo se planifica y se programa una vez que se ha identificado a tiempo la avería/fallo.
  • Seguridad – Órdenes de trabajo que previenen el riesgo de accidentes y daños graves y garantizan la seguridad de los espacios, como las reparaciones para evitar caídas o la limpieza para evitar la exposición a productos químicos peligrosos.

 

¿Cómo puede el software de GMAO ayudarle a ser más eficiente en la gestión de las órdenes de trabajo?

 

 

Tradicionalmente, las órdenes de trabajo se creaban en papel, pero en realidad, la mayoría de las empresas han digitalizado el proceso de gestión de las órdenes de trabajo de mantenimiento. Al digitalizar este proceso, a través de un software de mantenimiento como Valuekeep, se pueden conseguir varias ventajas en comparación con la gestión en papel. A continuación, destacamos algunas de ellas.

 

Más eficiencia y mayor productividad

 

En primer lugar, las órdenes de trabajo digitales son más eficaces que las en papel. El formato digital lo hace todo más fácil, ya que es posible incluir toda la información necesaria para realizar la tarea y permite a los técnicos acceder a ella a través de su smartphone o tablet, aumentando así la productividad de los tecnicos y evitando la pérdida de información.

 

Datos más fiables y accesibles en tiempo real

 

La facilidad de acceso a las órdenes de trabajo digitales hace que los datos sean visibles para cualquier colaborador de la empresa en tiempo real. También es posible generar informes y sacar conclusiones sobre el desempeño del departamento de mantenimiento.

 

Más facilidad en la planificación del trabajo

 

La accesibilidad a los datos en tiempo real y desde cualquier lugar también facilita la planificación de los trabajos de mantenimiento. Como toda la información está centralizada en el software, es rápido y fácil generar órdenes de trabajo a partir de las solicitudes de mantenimiento presentadas. Además, actividades como añadir la lista de competencias requeridas, herramientas necesarias y calendarización de las órdenes de trabajo, es un proceso mucho más ágil y rápido cuando se hace de forma digital.

 

Además, la digitalización de las órdenes de trabajo permite obtener rápidamente métricas importantes para que la toma de decisiones sea más rápida e inteligente.

 

Sin duda, es más fácil registrar y gestionar las órdenes de trabajo con el apoyo de una plataforma digital que en papel. El software de gestión de mantenimiento (GMAO) almacena información sobre los activos, las órdenes de trabajo, controla el inventario e incluso permite asociar las órdenes de trabajo a más de un activo.

 

Por último, el hecho de que sea un software en la nube y móvil permite crear, supervisar, editar y analizar las tareas en tiempo real y desde cualquier lugar. Los técnicos pueden llevar toda la información sobre las órdenes de trabajo, los activos y los historicos en sus bolsillos y se les notifica en tiempo real cada vez que se asigna una nueva orden de trabajo.

 

Conozca cómo el software GMAO Valuekeep puede ayudarle a ser más eficiente y a centralizar todas las órdenes de trabajo en una sola plataforma.

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