Facility Management como resposta à Eficiência Operacional

O Facility Management (FM) é uma “filosofia holística de gestão”, que integra os espaços, as pessoas e os processos, cada vez mais apoiado na tecnologia e que deve estar presente de forma transversal em todas as etapas de gestão do ciclo de vida ativo, desde a conceção do projeto, passando pela exploração no tempo de vida útil, até ao seu desmantelamento final, isto é, “cradle to cradle”.

 

O mercado do FM em Portugal está a desenvolver-se de um paradigma de fornecimento de serviços à peça e com contratos indexados a recursos (“horas-homem” ou quantidades de consumíveis) para uma perspetiva de cocriação de valor, onde o prestador de serviços e o cliente, em parceria, procuram desenvolver formas de melhorar as condições dentro dos seus espaços e ambientes de negócio, ao mesmo tempo que gerem melhor e com menos recursos.

 

Estas mudanças não ocorrem por magia e levam o seu tempo, havendo “stakeholders” no mercado que preferem manter o “status quo” e operadores que são mais rápidos na mudança do que outros. Porém as margens reduzidas dos prestadores bem como a insatisfação de ambos os lados, prestadores e clientes, assinalam claramente que o mercado tem de dar o salto para um patamar de perceção de qualidade de serviço.

 

E esse salto é para um nível que podemos chamar de FM 4.0, essencialmente catalisado pela tecnologia, mas centrado na doutrina, tão simples e tão antiga, de que no centro de tudo, o que interessa, são as pessoas.

 

Os edifícios não vivem por si só e o FM facilita a relação entre estes e os seus ocupantes, de modo a criar espaços mais adequados e, no final, promotores da produtividade e do negócio.

 

A função de FM tem como propósito servir as organizações e os processos de negócio. Para que o faça da forma mais eficiente e eficaz, é fundamental que os serviços disponibilizados aos ocupantes sejam organizados por processos. Antes de obter indicadores – KPI’s – torna-se necessário definir processos que possam ser monitorados através de critérios e procedimentos, de modo a serem confrontados com os níveis de serviço acordados – SLA’s.

 

Uma vez que nem tudo o que é mensurável vale a pena ser medido, numa análise de custo-benefício, compete aos Facility Managers determinarem quais os indicadores-chave. Estes devem ter, entre outras características, a possibilidade de poderem ser facilmente medidos, atualizados e estarem alinhados com a estratégia e objetivos da organização.

 

Identificar e monitorar os KPI’s certos terá sem dúvida uma influência positiva na identificação de ineficiências e de oportunidades de melhoria, tanto em serviços efetuados pela própria organização como por aqueles subcontratados a prestadores externos. Permite ainda que se faça Benchmarking, ou seja, se comparem diferentes instalações e prestadores de serviços, ou diferentes Organizações também, e se consiga assim, uniformizar as respetivas diferenças e identificar piores e melhores performances.

 

De facto, o reconhecimento de que o FM tem grande impacto nos custos, poupanças e benefícios, tem suscitado muito maior atenção em relação ao seu campo de ação, quer nas organizações ocupantes dos edifícios, quer no mercado em geral:

 

  • Porque o FM trata da gestão integrada de património e “serviços de facilities”, facilitando as atividades “core”, na procura da satisfação das exigências funcionais, de conforto e segurança;
  • Porque o FM garante suporte ao negócio em alinhamento com a estratégia da organização, influenciando o desempenho, a satisfação e produtividade, donde resulta maior eficácia dos serviços e melhoria da qualidade;
  • Porque o FM responde às exigências do negócio, implementando uma filosofia de racionalização de espaços, otimização da disponibilidade das instalações e redução de custos de exploração;
  • Porque o FM conjuga o processo de contratação com o processo de avaliação de desempenho dos prestadores; e pela garantia de conformidade com referenciais de qualidade e níveis de serviço – Benchmarking.

 

É, por isso, essencial que se comece a olhar para o FM como uma fonte de informação e de conhecimento que pode gerar lucro para a organização, nomeadamente no aumento de disponibilidade das instalações e de produtividade, bem como na redução de ineficiências.

 

Source: Pedro Ló, W. Space Facility Management – Valuekeep Business Partner


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