Qual é a importância da informatização dos processos de manutenção?

Na procura de uma maior fiabilidade e disponibilidade dos equipamentos, a filosofia de manutenção corretiva deixou de ser suficiente. A manutenção evoluiu do conceito de simples reparação, onde só se intervinha para remediar a avaria, para outro, mais recente, em que as intervenções passaram a ser planeadas com a finalidade de evitar a avaria, e não de a reparar – manutenção preventiva e preditiva.

 

A manutenção é uma componente estratégica do programa de valorização do ativo, em qualquer segmento de atividade, de forma que se assegurem as suas condições de funcionamento. Para tal, é fundamental garantir a disponibilidade dos equipamentos e instalações com fiabilidade, segurança e qualidade, a custos racionalizados. Independentemente do modelo de gestão de serviços adotado, o facto é que os resultados sofrem a influência direta da estratégia traçada, uma vez que a função manutenção se reflete nas áreas de negócio das organizações.

 

Assim, apontam-se as principais vantagens da estruturação da função Manutenção:

 

  • Coordenação lógica e consistente de todos os artigos/equipamentos da organização;
  • Rápida pesquisa dos artigos que contribuem para uma determinada função;
  • Registo e análise de tempos, custos e esforço de manutenção, a vários níveis – equipamento, sistema, grande grupo sistemático, totalidade da instalação;
  • Obtenção de indicadores de manutenção e de desempenho, a diferentes níveis.

 

Enquanto anteriormente o importante era o fornecimento de material e mão-de-obra que garantissem a correção de avarias, agora a prioridade passa a ser a disponibilidade de informação em tempo real. Tal necessidade exige um perfil de técnico de Facility Management mais intelectual e menos operacional, com uma intervenção ao nível estratégico e de gestão.

 

Daí, a inevitável tendência da informatização dos processos que, além de proporcionar uma  natural dinamização das rotinas, tanto dos operadores como dos gestores de manutenção, automatizando programações e facilitando a acessibilidade aos dados em geral, um software CMMS (Computerized Maintenance Management System) tem um papel importantíssimo para a gestão moderna, que é o de colaborar para uma maior previsibilidade das atividades. Este contributo para questões como a gestão racional de materiais, recursos, serviços e custos, proporciona um aumento da fiabilidade e disponibilidade dos equipamentos.

 

Funcionalidades mais comuns do software CMMS

 

  • Avaliação do desempenho dos Prestadores de Serviços e respetivos contratos;
  • Cadastro e gestão de artigos e recursos de manutenção;
  • Criação de planos de manutenção preventiva;
  • Programação das intervenções (sistemáticas, condicionadas, corretivas);
  • Registo e controlo de pedidos de manutenção (desde a aprovação até à conclusão);
  • Geração de relatórios, gráficos e indicadores (económicos, temporais e outros).

 

É hoje indiscutível que, para que a manutenção contribua efetivamente para o sucesso das organizações, e para que a própria organização procure essa realização, a sua gestão deve ser encarada como uma componente estratégica do sistema empresarial, deixando de ser vista como uma área geradora de custos e evoluindo para uma área de suporte que acrescenta valor ao negócio. Adicionalmente, para as organizações que querem gerir os seus negócios numa visão holística e estratégica, fica também evidenciada a necessidade da implementação de um sistema de gestão das instalações, suportado em metodologias e plataformas de FM.

 

O FM na gestão de edifícios e infraestruturas é assim holístico e abrange todas as áreas de manutenção, utilities e serviços de facilities (segurança, controlo de pragas, jardinagem, etc).

 

Algumas funções da equipa de Facility Management

 

  1. Quanto maior for o ativo sob gestão, mais analítica deve ser a função manutenção. É necessário documentar as inspeções técnicas para que se possam acompanhar quaisquer ocorrências ou problemas nas instalações. Documentos, fotografias e registos técnicos devem ser mantidos atualizados nas categorias de manutenção;
  2. A gestão da carteira de seguros e do seguro de responsabilidade civil, em particular, é parte importante da gestão de riscos e responsabilidade de um ativo. Todos devem ter processos definidos referentes à identificação e rastreabilidade de assuntos de responsabilidade pública ou acidentes. A utilização de câmaras de vigilância em áreas comuns contribui também para a avaliação de sinistros e outras reclamações;
  3. Os sistemas de segurança contra incêndio do edifício requerem intervenções de manutenção especializada, integradas nos elementos construtivos das frações e respeitando os regulamentos de construção. Dispõem de sistemas específicos, incluindo hidrantes, sprinklers, detetores de fumo, portas corta-fogo, sistemas de alarme, sinalização de saída e planos de evacuação. As empresas especializadas controlam e mantêm estes equipamentos nas devidas condições de funcionamento;

 

Source: Pedro Ló, W. Space Facility Management – Valuekeep Business Partner

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