KPIs and energy rehabilitation in FM

A importância dos KPIs e a reabilitação energética em Facility Management

Neste artigo, voltamos novamente à questão dos KPI’s. Não havendo medição e análise não conseguimos compreender o impacto de passarmos a ter uma equipa especializada em Facility Management (FM), ou a vantagem de o contratar em outsourcing, ou de o ter in-house. Sem medir e sem permitir fazer benchmark não conseguimos analisar até onde podemos ir e que ganhos podemos atingir.

 

A gestão de instalações de um ativo ou infraestrutura, necessita de analisar grandes quantidades de dados sob controlo, nomeadamente:

 

Acesso rápido à informação e dados recolhidos

 

  • Ultrapassam-se prazos porque não se consegue identificar em tempo útil a informação correta?
  • As decisões são tomadas grande parte das vezes sem que exista informação de suporte?

 

Gerindo e registando alterações

 

  • Quando as atualizações são feitas nas instalações, é crucial garantir que a documentação correta seja registada e armazenada e que se possa acompanhar essas alterações num sistema central. É ainda conveniente poder aceder a essas alterações ou atualizações num dispositivo móvel.

 

Coordenação de fornecedores

 

Os processos de atribuição de ordens de trabalho a prestadores, como a mensagem ou o email, têm inúmeras desvantagens, como sejam:

 

  • Histórico muito dificultado e moroso de compilar;
  • Atrasos não contabilizados do prestador;
  • Deficiências de comunicação;
  • Ausência de monitoramento de custos, tempos e volumes num sistema centralizado;
  • Ausência de dados técnicos de espaços/equipamentos e de localização e disponibilidade para intervenção dos prestadores de serviços;
  • Falta de rastreabilidade para as auditorias;
  • Falta de revisão e procedimento de aprovação;

 

Cumprir as diretrizes de conformidade

 

  • As organizações têm de cumprir os procedimentos internos para gerir a documentação, sendo necessário um processo para garantir que os dados são armazenados corretamente. Acompanhar as mudanças legislativas também é importante para manter a conformidade com os sistemas de gestão e referenciais da qualidade. A manutenção de registos inadequada é uma preocupação constante para todos os profissionais de FM.
  • A inovação e boa gestão das instalações é crucial para fazer a diferença na perspetiva da organização ocupante, e na rentabilidade e valorização do ativo imobiliário, do ponto de vista do proprietário.

 

Criar valor para o futuro

 

Pode-se concluir que o FM tem a sua ação centrada na gestão de edifícios e na sua condução e exploração para assegurar as atividades de negócio das Organizações em condições funcionais e racionalizadas economicamente, surgindo assim como uma disciplina importantíssima no âmbito da gestão empresarial e uma área estratégica no seio das Organizações. Não era muito comum ouvir falar em rentabilidade e competitividade quando se fala na gestão de instalações, espaços e ambientes de trabalho, mas é disso que o FM trata hoje em dia.

 

Por outro lado, a melhoria de eficiência dos processos de suporte ao negócio, passa necessariamente, pelo aumento da visibilidade dos custos incorridos e resultados obtidos, para melhoria dos índices de satisfação dos Stakeholders. A inovação de processos e metodologias de gestão, tais como, a implementação de uma plataforma aplicacional de gestão de instalações e service-desk, será uma melhoria operacional estruturante, de médio e longo prazo, visando a eficiência de processos e a melhoria de serviços.

 

Na última década, três tendências têm marcado o papel dos informáticos nas organizações. Em primeiro lugar, houve um movimento do back office para o front office. Isto é, das aplicações empresariais para as iniciativas viradas para o cliente.

 

Em segundo lugar, houve um movimento do “software como suporte” para o “software como recurso estratégico”. O que significou relacionar diretamente proveitos com custos do software, racionalizar despesas e deixar de pensar no software apenas como um custo, mas sobretudo como uma potencial fonte de receitas, com grande impacto nos resultados do negócio. Em terceiro lugar, um movimento da “tecnologia” para a “gestão”, com foco no desempenho, na qualidade, na segurança da informação, na adoção de melhores metodologias, na extensão a outras áreas como a manutenção, marketing digital, a automação, a indústria 4.0, e o time to market.

 

O software, é atualmente usado como arma de ofensiva estratégica pois permite identificar e oferecer novas fontes de receita, transformar a experiência dos clientes, reduzir drasticamente custos e tempos de resposta, aumentar a eficácia e a capacidade de gerar negócio.

 

Reabilitação energética e sustentabilidade

 

O proprietário ou gestor do edifício, infraestrutura ou instalação industrial devem assumir como um objetivo principal a otimização do desempenho energético das instalações, apoiando o aumento da eficiência energética das soluções e equipamentos, nomeadamente de climatização e iluminação.

 

Em detrimento do custo inicial, deve privilegiar-se uma análise do custo do ciclo de vida. Recordo que esta análise não é mais do que uma ferramenta que determina a solução de menor custo, entre várias alternativas, quando se considera todas as fases do ciclo de vida, desde a aquisição, instalação, operação, manutenção e finalmente a reciclagem ou eliminação de um equipamento ou processo.

 

Esta análise poderá contribuir para rebater as opções apoiadas apenas no menor custo inicial da intervenção e contribuir para a melhoria da eficiência.

 

Estou ciente das dificuldades em implementar este tipo de análise, mas a abordagem poderá incidir mais na avaliação do seu desempenho atual, evidenciando as economias obtidas enquanto se valoriza a imagem pública nos domínios energético-ambiental quando os ganhos de eficiência ocorrerem.

 

A manutenção e operação são evidentemente muito importantes para otimizar o desempenho energético real de uma instalação, sendo de referir que a contratação dos prestadores de serviços poderia incluir cláusulas que premiassem a obtenção de ganhos de eficiência, numa lógica de win-win situation.

 

Hoje constatamos que não há edifícios inteligentes. Há gestão inteligente de edifícios e para se fazer a gestão inteligente é necessário um conjunto de tecnologias e ferramentas que permitam monitorar o edifício de uma forma contínua em tempo-real e aqui a “sensorização” e a Internet of Things (IOT) tem um papel essencial.

 

A tecnologia permite o controlo e monitorização dos consumos energéticos de todos os sistemas instalados no edifício, em tempo-real, auxiliando na compreensão dos respetivos perfis de consumo energético, reduzindo significativamente os seus custos de exploração. Permite receber informações dos equipamentos, desde sensores a atuadores, analisadores de rede, sensores de todo o tipo – movimento, temperatura, humidade, entre outros – e interagir com todos os dispositivos controlados.

 

Por último, deixava uma mensagem da maior importância para a mudança de comportamentos na redução de consumos e na utilização de energias limpas e renováveis, tendo em vista a sustentabilidade económica e ambiental.

 

Pedro Ló, W. Space Facility Management – Valuekeep Business Partner

 

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