O que é uma ordem de trabalho?

Se pertence ao departamento de Manutenção, Operações ou Qualidade, provavelmente este é um dos termos que mais ouve ao longo do dia: ordem de trabalho. Consideradas o motor das operações de manutenção, as ordens de trabalho são essenciais para a gestão de manutenção de qualquer organização. Neste artigo, vamos explicar o que é uma ordem de trabalho e como pode ser mais eficiente a geri-las.

 

O que é uma ordem de trabalho?

 

Uma ordem de trabalho (OT) é um documento digital ou em papel que descreve uma tarefa de manutenção e que fornece toda a informação necessária – como como localização, requisitos de competências, ferramentas necessárias – para a execução da mesma.

 

Muitas vezes, as ordens de trabalho estão diretamente relacionadas com os pedidos de manutenção. Assim que um pedido é analisado e aprovado pelo gestor de manutenção, é emitida uma ordem de trabalho para realizar o trabalho.

 

Embora uma ordem de trabalho e um pedido de manutenção pareçam semelhantes, estes documentos possuem algumas diferenças fundamentais. Um pedido de manutenção pode ser submetido por qualquer pessoa da empresa e consiste, por exemplo, num pedido de trabalho para um equipamento que está avariado. Posteriormente, este pedido é validado pelo gestor de manutenção, que acrescenta informação e atribui a tarefa a um técnico. Assim, um pedido de manutenção torna-se numa ordem de trabalho.

 

Para além dos detalhes presentes no pedido de manutenção, se for o caso,  uma ordem de trabalho deve conter a seguinte informação:

 

  • Descrição da tarefa;
  • Nome do departamento ou pessoa requerente;
  • Data de conclusão prevista;
  • Nome do técnico ou equipa que deve realizar a tarefa (interno ou externo);
  • Localização da atividade;
  • Requisitos e ferramentas para completar a tarefa.

 

Quais são os diferentes tipos de ordens de trabalho?

 

Existem vários tipos de ordens de trabalho, desde inspeções a reparações. A seguir, destacamos as mais utilizadas:

 

  • Ordem de trabalho de manutenção preventiva – As ordens de trabalho preventivas (ou manutenção preventiva) são trabalhos programados para evitar avarias ou paragens inesperadas nos ativos. Estas ordens de trabalho incluem instruções, checklists e notas para cada tarefa. Normalmente, estão programadas no calendário para assegurar que a tarefa de manutenção é realizado num determinado intervalo de tempo.
  • Inspeções – Uma inspeção é uma ordem de trabalho em que o técnico de manutenção audita ou inspeciona o estado de um equipamento. Isto é normalmente baseado num período de tempo pré-determinado, semelhante às ordens de trabalho de manutenção preventiva. Durante uma inspecção, um técnico de manutenção pode identificar um problema e depois criar uma nova ordem de trabalho para corrigir esse problema.
  • Ordem de trabalho de emergência – É gerada quando ocorre uma avaria num ativo crítico que necessita ser reparado de imediato. O técnico de manutenção pode acrescentar detalhes à ordem de trabalho, como a razão pela qual o ativo avariou de forma inesperada, qual o trabalho de manutenção que foi realizado e informação sobre como evitar que esta avaria se repita.
  • Ordens de trabalho de manutenção correctiva – Uma ordem de trabalho correctiva é gerada quando um técnico deteta algum problema no ativo durante a realização de tarefas de manutenção preventiva, inspecções ou emergências. A manutenção corretiva consiste na reparação ou substituição de um equipamento ou peças de um equipamento. para que este volte à sua função inicial. Ao contrário das OTs de emergência, uma manutenção corretiva é planeada e programada uma vez que a falha/avaria foi identificada a tempo.
  • Segurança – Ordens de trabalho que previnem o risco de acidentes e danos graves e garantem a segurança dos espaços, como por exemplo reparações para evitar quedas ou limpezas para evitar a exposição químicos perigosos.

 

Como é que o software CMMS pode ajudá-lo a ser mais eficiente a gerir as ordens de trabalho?

 

Tradicionalmente, as ordens de trabalho eram criadas em papel mas, na realidade, a maioria das empresas já digitalizou o processo de gestão de ordens de trabalho de manutenção. Ao digitalizar este processo, através de um software de manutenção como o Valuekeep, consegue obter várias vantagens em comparação com a gestão em papel. A seguir, destacamos algumas delas.

 

Mais eficiência e maior produtividade

 

Em primeiro lugar, as ordens de trabalho digitais são mais eficazes do que em papel. O formato digital torna tudo mais fácil, uma vez que é possível incluir toda a informação necessária para a realização da tarefa e que possibilita aos técnicos aceder através do próprio smartphone ou tablet. Desta forma, não só consegue aumentar a produtividade das equipas técnicas, como evita a perda de informação.

 

Dados mais fidedignos e acessíveis em tempo real

 

A facilidade de acesso às ordens de trabalho digitais fazem com que os dados estejam visíveis para qualquer colaborador em tempo real. Além disso, é possível gerar relatórios sobre as mesmas e tirar conclusões sobre os desempenho do departamento de manutenção.

 

Maior facilidade em planificar os trabalhos

 

A acessibilidade aos dados em tempo real e em qualquer lugar também facilita o planeamento dos trabalhos de manutenção. Uma vez que toda a informação está centralizada no software, é fácil e rápido gerar ordens de trabalho a partir dos pedidos de manutenção submetidos. Além disso, tarefas como listar requisitos de competências, ferramentas necessárias, agendar horários e anexar checklists às OTs, é muito mais ágil e simples quando feito de forma digital.

 

Além disso, esta digitalização das ordens de trabalho permite obter rapidamente métricas importantes para tornar a tomada de decisões mais célere e inteligente.

 

Sem dúvida que é mais fácil registar e gerir as ordens de trabalho com o apoio de uma plataforma digital do que em papel. O software de gestão de manutenção (CMMS) armazena a informação sobre os ativos, ordens de trabalho, controla o inventário e, ainda, permite associar ordens de trabalho a mais do que um ativo.

 

Finalmente, o facto de ser um software cloud e móvel permite criar, monitorizar, editar e analisar as tarefas em tempo real e em qualquer lugar. Os técnicos conseguem levar nos seus bolsos toda a informação sobre as ordens de trabalho, ativos, históricos e são notificados em tempo real sempre que lhe for atribuída uma nova ordem de trabalho.

 

Descubra como o Valuekeep pode ajudá-lo a ser mais eficiente e a centralizar todas as ordens de trabalho numa só plataforma!

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