Os principais desafios da gestão de ativos e instalações

No período recessivo que vivemos, iniciado em 2009 e agravado pela pandemia em 2019, grande parte dos gestores de ativos e infraestruturas procuraram melhorias efetivas e rápidas nos resultados operacionais, que levaram a que as práticas de contratação de serviços fossem normalmente lideradas pelo critério preço, deixando que todos os outros fatores de âmbito de serviço e qualidade fossem secundarizados.

 

Esta realidade foi prejudicial tanto para quem presta serviços de facilities como para o cliente. Em relação aos prestadores, coloca-os a todos no mesmo “cesto”, independentemente da eficiência ou qualidade do serviço entregue, em particular quando não há indicadores que evidenciem as diferenças de desempenho entre prestadores. Para os gestores das instalações de edifícios e outras infraestruturas, reduz-se a possibilidade de se definirem parâmetros de controlo dos serviços pretendidos, sem se poder bonificar ou penalizar os prestadores em função dos desvios em relação aos níveis de serviço contratualizados (SLA).

 

Por outro lado, no processo de determinação do valor das rendas em função das variáveis de mercado, os gestores olham essencialmente para a componente da avaliação do imóvel, mas deviam ter em conta o custo das operações associadas à exploração dos edifícios, os quais são decisivos para se estabelecer a renda, sem prejuízo da rentabilidade esperada.

 

É neste âmbito que o Facility Management (FM) tem particular importância, nomeadamente na capacidade dos Facility Managers negociarem e gerirem os contratos com eficiência, e de coordenarem equipas de colaboradores que muitas vezes não são suas subordinadas diretas. Em termos técnicos o Facility Manager (FMer) tem de ter um conhecimento abrangente de várias especialidades que lhe permita dialogar com os técnicos especializados e acompanhar de forma macro o desenrolar de todos os serviços. Tem ainda que procurar as soluções que lhe permitam implementar processos de controlo, medir variáveis e criar indicadores de performance para monitorar níveis de serviço (Metodologia PDCA, Plan, Do, Check and Act).

 

Por último, mas não menos importante, deverá ter a capacidade de elaborar um “pitch” convincente quando apresenta um projeto de investimento à administração ou ao proprietário, bem como, as competências necessárias para aplicar uma estratégia de valorização dos ativos.

 

Atualmente, a tecnologia tem um papel decisivo na gestão de ativos imobiliários e constitui um desafio estratégico transversal às Organizações, de restruturar a atividade na era digital. Não se trata de comprar uma tecnologia. A transformação digital é uma vantagem competitiva e estratégica, mas incontornável. Não se trata simplesmente de atualizar a tecnologia, mas de renovar a visão do negócio.

 

No entanto, este objetivo está longe de se atingir facilmente, quer por razões culturais e organizacionais de aversão à mudança, quer por dificuldades em dispor das competências tecnológicas, mas a maioria das vezes, também por falta de sentido estratégico.

 

Os principais desafios da gestão de ativos e instalações

 

Hoje, as entidades de gestão dos ativos e infraestruturas estão sensibilizadas para este novo paradigma, não descurando o controlo de custos de ocupação e a eficiência do uso dos espaços, fatores que têm contribuído para reconhecer o valor que o FM pode acrescentar às Organizações através da racionalização dos custos de exploração das instalações.

 

A necessidade de eficiência implica a procura de informação clara e concisa sobre os custos de exploração dos edifícios e a sistematização e divulgação de indicadores de referência da performance das instalações e serviços associados.

 

Quem investir na racionalização de espaço, otimização da manutenção/disponibilidade das instalações e na redução de custos de exploração, dispõe de uma enorme vantagem competitiva no mercado. Estamos assim, perante o binómio do valor das rendas e o custo de exploração dos espaços. A rentabilidade do ativo pode ser maior em função do aumento das rendas, em momentos de crescimento económico, ou pelo controlo dos custos, em tempos de recessão, quando a oferta de espaços supera a procura.

 

Conectividade, dados e inteligência são três fatores que estão a transformar os modelos de Gestão de Instalações.

 

Nesta transição do mundo físico para o mundo digital, a agilidade, rapidez, e controlo de parâmetros como os prazos (tempo), volumes (quantidade) ou custos (financeiro), são os meios para se alcançar a eficiência dos processos e a satisfação dos clientes.

 

Importa também referir que, atualmente, é possível comunicar com os edifícios em tempo real, retirar dos vários sistemas e sensores, uma miríade de dados que, se bem tratados, permitem informar tanto os gestores dos edifícios como os seus utilizadores. Dando aos primeiros a capacidade de tomar decisões mais fundamentadas em benefício do conforto e satisfação dos últimos e, ao mesmo tempo, identificar gastos e ineficiências que implicam desperdício de recursos.

 

A multiplicidade de funções garantidas com processos de FM, onde se incluem os IoT (Internet of Things), permitem que se possa monitorar e assegurar a manutenção dos equipamentos instalados nos edifícios, detetar fugas ou avarias eminentes, e alertar os clientes para antecipar os problemas. Dar resposta a tudo isto está a obrigar os fabricantes de software a passarem de uma oferta com base em produtos para uma oferta com base em serviços, na disponibilização de plataformas informáticas de gestão e controlo.

 

Na área da gestão das instalações, em geral, tem-se assistido a um grande movimento que coloca as pessoas no centro da questão e que faz ‘nascer’ espaços mais humanos e mais eficientes, onde os ocupantes possam estar mais felizes, mais produtivos e mais “engaged”. O foco tem passado a estar na experiência da utilização e no respetivo impacto e não apenas na qualidade aparente dos espaços, ou mesmo no seu custo.

 

O papel das equipas de FM é também o de avaliar o desempenho dos edifícios de forma a trazer transparência ao mercado e para isso é necessário somar todos os custos associados à exploração das instalações – de forma sistematizada – para se conhecer o seu desempenho.

 

Source: Pedro Ló, W. Space Facility Management – Valuekeep Business Partner

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