O que são indicadores de manutenção (KPIs)?

Qualquer prática de gestão requer a definição de objetivos e indicadores para controlar o desempenho da empresa. Basicamente, os objetivos exprimem aquilo que se pretende e os indicadores são utilizados para quantificar esses objetivos em números.

 

Na Manutenção, os indicadores são um conjunto de informações que medem o desempenho de determinadas tarefas, sistemas e equipas, que permitem avaliar a evolução ao longo do tempo e, além disso, definir o caminho para melhoria contínua. Quando as empresas definem indicadores de manutenção atingíveis, podem aumentar a sua produção, reduzir os custos, melhorar a segurança e aumentar a eficiência.

 

Igualmente conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators) de manutenção, estes indicadores avaliam se as operações estão a cumprir com os objetivos da manutenção, como por exemplo a redução do tempo de inatividade (downtime).

 

Como já foi referido, os indicadores de manutenção variam de acordo com os objetivos e estratégias de cada empresa. Contudo, há um conjunto de KPIs que se utilizam com mais frequência, que se fundamentam nos seguintes fatores-chave:

 

  • Eficiência
  • Custos e despesas
  • Segurança e conformidade
  • Desempenho dos ativos
  • Downtime (tempo de inatividade)
  • Gestão de ordens de trabalho
  • Gestão de inventário de peças sobressalentes

 

Quais são os principais indicadores de manutenção?

 

Na maioria das empresas, definir e acompanhar os indicadores de manutenção faz parte de um processo que tem início nos objetivos estabelecidos pela gestão de topo. Uma vez estabelecidos estes objetivos à escala da empresa, o gestor de manutenção pode definir os planos de ação para o departamento, em linha com as estratégias globais.

 

Para definir os KPIs de manutenção, o gestor de manutenção deve identificar os principais pontos negativos do departamento. Neste processo, deve considerar-se as áreas que precisam de ser melhoradas, para que a equipa consiga atingir melhores resultados. Por exemplo, o facto de existir várias avarias inesperados num determinado equipamento, faz com que a equipa de manutenção dedique bastante tempo nas reparações. Este é um ponto que deve ser trabalhado e melhorado.

 

Além disso, para definir os indicadores de manutenção, os gestores devem colocar em prática o método SMART (Specific, Measurable; Attainable; Realistic; Timely), a técnica mais utilizada para avaliar um indicador. A seguir, pode verificar o que significa cada inicial:

 

  • Specific (Específico) – Deve-se priorizar KPIs simples e seguir uma lógica clara e objetiva.
  • Measurable (Mensurável) – Devem ser quantificáveis, de preferência em números.
  • Attainable (Atingível) – As metas devem ser realistas e estar ao alcance do responsável.
  • Realistic (Realista) – Deve se ter uma ideia clara dos objetivos pretendidos, tendo em conta as condições atuais.
  • Timely (Oportuna) – Determinar previamente um prazo para atingir as metas.

 

Seja qual for o problema que impede a empresa de alcançar os objetivos definidos, este é o primeiro passo que deve seguir para melhorar a eficiência e aumentar a produtividade.

 

Geralmente, os KPIs de manutenção enquadram-se nas seguintes áreas, juntamente com as métricas mais utilizadas em cada categoria:

 

  • Eficiência do trabalho – Backlog de Manutenção, horas extras de manutenção, tempo de preparação da máquina, percentagem de trabalho de emergência, horas extras e MTTR (Tempo Médio de Reparação).
  • Custos e despesas – Custo de manutenção como percentagem do valor do ativo de substituição (RAV), custo de manutenção por unidade, consumo de utilidades (por utilidade).
  • Manutenção de ativos – Percentagem de Manutenção Planeada (PMP), Cumprimento do Programa, MTBF (Tempo Médio entre Falhas).
  • Segurança e conformidade – Número de Acidentes e Incidentes Reportados, Taxa de Frequência de Lesão por Tempo Perdido (LTIFR).
  • Desempenho dos ativos – Eficácia global do equipamento, tempo de funcionamento dos ativos
  • Downtime – Percentagem de tempo de produção, tempo de inatividade do equipamento.
  • Gestão de ordens de trabalho – Tempo médio para completar ordens de trabalho, Percentagem de trabalho coberta por ordem de trabalho
  • Gestão de inventário de peças sobressalentes – stock-out, Exatidão do inventário, taxa de rotatividade

 

Diferença entre métricas e indicadores de manutenção

 

É muito importante ter em mente a distinção entre KPI e métricas de manutenção. Apesar de serem semelhantes, pois ambos medem o desempenho da empresa em relação aos objetivos definidos, estabelecem níveis ideais para o futuro e trabalham para atingir esses objetivos, não são a mesma coisa. A principal diferença é que as métricas são uma medida que calcula o progresso em direção a um objetivo e os KPIs são os números-alvo a atingir.

 

Esta diferença também pode ser verificada através dos nomes: KPI significa indicadores de desempenho, enquanto que uma métrica, por definição, significa um sistema ou padrão de medição.

 

Qual é a importância dos indicadores de manutenção?

 

Calcular e acompanhar estes indicadores é muito importante para os gestores das empresas conseguirem otimizar os processos e obter um conhecimento aprofundado, de forma a entenderem o que corre menos bem e onde existe espaço para melhorar. Para além disso, ter acesso a dados exatos melhora automaticamente a tomada de decisão.

 

Se for capaz de cumprir os indicadores de manutenção estabelecidos e de acompanhar a sua evolução, significa que terá maior probabilidade de ter um sistema de gestão da manutenção fiável.

 

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